Obiettivo
Stabilire linee guida e procedure per la gestione delle operazioni di Lux Import, garantendo la conformità con la legislazione vigente e ottimizzando i processi logistici e amministrativi.
Ambito di applicazione
Questo regolamento si applica a tutte le aree e ai dipendenti di Lux Import coinvolti nelle operazioni di importazione, compresi i reparti acquisti, logistica, finanza e dogana.
Politiche generali
-Conformità legale
• Tutte le operazioni di importazione devono essere conformi alle leggi e ai regolamenti locali e internazionali.
• Tenetevi aggiornati sui cambiamenti delle normative doganali e commerciali.
-Etica e trasparenza
• Agire con integrità e trasparenza in tutte le transazioni.
• Evitare qualsiasi forma di corruzione o pratica sleale.
-Qualità e sicurezza
• Assicurarsi che tutti i prodotti importati soddisfino gli standard di qualità e sicurezza.
• Implementare i controlli di qualità nel processo di ricezione e stoccaggio.
Procedure
-Processo di acquisto
• Selezione dei fornitori: valutare e selezionare i fornitori in base a criteri di qualità, prezzo, tempi di consegna e conformità agli standard.
• Negoziazione e contratto: negoziare termini e condizioni chiari, compresi i tempi di consegna, i termini di pagamento e le garanzie.
-Gestione della documentazione
• Documenti necessari: garantire l'ottenimento e la corretta gestione di tutti i documenti necessari (fatture commerciali, certificati di origine, packing list, polizze di carico, ecc.).
• Archiviazione e controllo: mantenere un archivio organizzato e aggiornato di tutti i documenti relativi a ciascuna operazione di importazione.
-Logistica e trasporto
• Selezione del trasporto: scegliere il mezzo di trasporto più appropriato tenendo conto di costi, tempi e sicurezza.
• Monitoraggio delle spedizioni: monitorare costantemente le spedizioni e risolvere tempestivamente eventuali problemi.
-Sdoganamento
• Dichiarazione doganale: preparare e presentare le dichiarazioni doganali in modo accurato e puntuale.
• Pagamento di dazi e tasse: garantire il pagamento tempestivo di tutti i dazi e le tasse applicabili.
-Ricevimento e stoccaggio
• Controllo della ricezione: verificare la quantità e la qualità della merce ricevuta rispetto all'ordine di acquisto e alla documentazione di spedizione.
• Stoccaggio: immagazzinare i prodotti secondo gli standard di sicurezza e di controllo delle scorte.
Responsabilità
-Reparto acquisti
• Selezionare i fornitori e negoziare i contratti.
• Coordinarsi con il reparto finanziario per la gestione dei pagamenti.
-Reparto logistica
• Organizzare e supervisionare il trasporto e il ricevimento delle merci.
• Gestire il magazzino e il controllo delle scorte.
-Dipartimento doganale
• Preparare e archiviare le dichiarazioni doganali.
• Coordinare lo sdoganamento e il pagamento delle tasse.
-Dipartimento finanziario
• Gestire i pagamenti ai fornitori e gli obblighi fiscali.
• Controllare i costi e i budget delle importazioni.
Audit e revisione
• Condurre audit periodici per garantire la conformità normativa.
• Rivedere e aggiornare i regolamenti, se necessario, per adeguarsi ai cambiamenti della legislazione o delle operazioni di Lux Import.